उत्पाद शिकायत पत्र

सेवा में,
कस्टमर सपोर्ट
[कंपनी का नाम]

विषय: प्राप्त हुए खराब/टूटे हुए उत्पाद के संबंध में शिकायत

महोदय/महोदया,

सादर निवेदन है कि मैंने आपके प्रतिष्ठान/वेबसाइट से दिनांक [खरीद की तारीख] को [उत्पाद का नाम/मॉडल] खरीदा था, जिसकी डिलीवरी मुझे दिनांक [डिलीवरी की तारीख] को प्राप्त हुई। उत्पाद प्राप्त होने के बाद जब मैंने उसका निरीक्षण एवं उपयोग करने का प्रयास किया, तो पाया कि वह दोषपूर्ण है तथा अपेक्षित रूप से कार्य नहीं कर रहा है।

उत्पाद में निम्न समस्या पाई गई है: [यहाँ समस्या का विस्तार से उल्लेख करें, जैसे उत्पाद चालू नहीं हो रहा है, खोलते समय टूटा हुआ मिला, आवश्यक पार्ट्स या एक्सेसरीज़ नहीं हैं, स्क्रीन क्षतिग्रस्त है, प्राप्त उत्पाद वेबसाइट पर दिए गए विवरण से अलग है, या उसकी गुणवत्ता अत्यंत खराब है।] इस कारण मैं उत्पाद का उपयोग नहीं कर पा रहा हूँ, जिससे मुझे काफी असुविधा और निराशा का सामना करना पड़ा है।

मेरे ऑर्डर का विवरण इस प्रकार है। ऑर्डर संख्या [ऑर्डर संख्या], उत्पाद का नाम [उत्पाद का नाम/मॉडल], खरीद की तारीख [खरीद की तारीख] तथा डिलीवरी की तारीख [डिलीवरी की तारीख] है।

आपके संदर्भ हेतु मैंने इस पत्र के साथ उत्पाद की तस्वीरें, खरीद की रसीद (इनवॉइस) तथा अन्य आवश्यक दस्तावेज़ संलग्न किए हैं, जिनसे उत्पाद में मौजूद दोष स्पष्ट रूप से देखा जा सकता है।

चूँकि मुझे उत्पाद दोषपूर्ण अवस्था में प्राप्त हुआ है, इसलिए आपसे विनम्र अनुरोध है कि कंपनी की वारंटी एवं रिटर्न नीति के अनुसार इस समस्या का शीघ्र समाधान किया जाए। कृपया उत्पाद का प्रतिस्थापन (Replacement), मरम्मत (Repair) अथवा पूर्ण धनवापसी (Refund) प्रदान करने की कृपा करें। साथ ही कृपया आगे की प्रक्रिया, उत्पाद वापस भेजने की आवश्यकता तथा समस्या के समाधान में लगने वाले अनुमानित समय की भी जानकारी प्रदान करें।

मुझे आपकी कंपनी के उत्पादों एवं सेवाओं पर विश्वास है और आशा है कि मेरी शिकायत पर शीघ्र एवं उचित कार्रवाई की जाएगी। मैं आपके सकारात्मक उत्तर तथा त्वरित समाधान की प्रतीक्षा कर रहा हूँ।

धन्यवाद।

भवदीय,

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सेवा में,
कस्टमर सपोर्ट
[कंपनी का नाम]

विषय: [उत्पाद का नाम/मॉडल] के लिए वारंटी दावा

महोदय/महोदया,

सादर निवेदन है कि मैंने आपके प्रतिष्ठान/वेबसाइट से दिनांक [खरीद की तारीख] को [उत्पाद का नाम/मॉडल] खरीदा था। यह उत्पाद अभी भी वारंटी अवधि के अंतर्गत है, लेकिन हाल ही में इसमें ऐसी खराबी आ गई है जिसके कारण यह सामान्य रूप से कार्य नहीं कर रहा है।

समस्या दिनांक [समस्या शुरू होने की तारीख] से शुरू हुई। तब से उत्पाद [समस्या का विस्तार से वर्णन करें—जैसे चालू नहीं हो रहा है, बार-बार बंद हो जाता है, असामान्य आवाज़ करता है, अधिक गर्म हो रहा है, त्रुटि संदेश दिखा रहा है, ठीक से कार्य नहीं कर रहा है आदि]। मैंने उत्पाद का उपयोग हमेशा उपयोगकर्ता पुस्तिका में दिए गए निर्देशों के अनुसार सावधानीपूर्वक किया है। उत्पाद के साथ किसी प्रकार की लापरवाही, भौतिक क्षति, अनधिकृत मरम्मत या गलत उपयोग नहीं किया गया है, जिससे वारंटी समाप्त होने का कोई प्रश्न नहीं उठता।

मेरे खरीद संबंधी विवरण इस प्रकार हैं। उत्पाद का नाम/मॉडल [उत्पाद का नाम/मॉडल], ऑर्डर/इनवॉइस संख्या [ऑर्डर/इनवॉइस संख्या], सीरियल नंबर [सीरियल नंबर] तथा खरीद की तारीख [खरीद की तारीख] है।

आपके सत्यापन हेतु मैंने खरीद की रसीद (इनवॉइस), वारंटी कार्ड (यदि लागू हो), उत्पाद की तस्वीरें तथा अन्य आवश्यक दस्तावेज़ इस पत्र के साथ संलग्न किए हैं।

चूँकि उत्पाद अभी भी वारंटी अवधि के अंतर्गत है, इसलिए आपसे विनम्र अनुरोध है कि कृपया उत्पाद का निरीक्षण कर अपनी वारंटी नीति के अनुसार उचित समाधान प्रदान करें। कृपया बिना किसी अतिरिक्त शुल्क के उत्पाद की मरम्मत या आवश्यक होने पर उसका प्रतिस्थापन करने की कृपा करें। यदि किसी अतिरिक्त जानकारी या दस्तावेज़ की आवश्यकता हो, तो कृपया मुझे सूचित करें। साथ ही कृपया उत्पाद जमा करने की प्रक्रिया तथा वारंटी दावा पूरा होने में लगने वाले अनुमानित समय की जानकारी भी प्रदान करें।

मुझे आपकी कंपनी के उत्पादों एवं सेवाओं पर पूर्ण विश्वास है और आशा है कि मेरी वारंटी संबंधी शिकायत का शीघ्र समाधान किया जाएगा। मैं आपके सकारात्मक उत्तर एवं त्वरित कार्रवाई की प्रतीक्षा कर रहा हूँ।

धन्यवाद।

भवदीय,

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[मोबाइल नंबर]
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